Mener une réunion efficace

Préparer la réunion

1. Les différents types de réunions

• La réunion d’information ascendante ou descendante
• La réunion d’équipe, de service
• La réunion de résolution de problème
• La réunion de négociation

2. Organiser la réunion

• Définir le sujet, l’ordre du jour et l’objectif
• Définir la durée
• Établir les règles du jeu
• Déterminer les participants et anticiper sur leurs comportements
• Bâtir un plan adapté à l’objectif : sélectionner les informations à transmettre

Animer la réunion

1. Bien jouer son rôle d’animateur

• Donner des repères sur l’avancement de la réunion
• Favoriser l’expression de chacun et les échanges
• Clarifier et orienter les idées des participants
• Relancer ou, au contraire, recadrer le débat
• Clôturer la réunion : valider les accords, fixer le plan d’actions post-réunion (qui fait quoi et quand)

2. Faire passer les messages

• Développer ses capacités d’écoute et de questionnement pour mieux cerner les demandes
• Maîtriser sa communication verbale et non verbale
• Utiliser les outils visuels adaptés aux types de réunions : informer, convaincre, débattre

Gérer le groupe

1. Manager les participants

• Gérer la discussion : distribuer le temps de parole de manière judicieuse
• Structurer les échanges et faire évoluer la discussion vers une issue constructive
• Gérer les participants difficiles : les bavards, les passifs, les agressifs, les perturbateurs
• Réguler les conflits inter-personnels dans le groupe

2. Sortir vainqueur des réunions difficiles

• Traiter les objections des participants
• « Glisser » sur les sujets délicats
• Répondre à une question gênante, à une attaque
• Rompre le silence
• Réagir de manière appropriée face à un groupe qui attaque ou qui est bloqué